Kinh nghiệm quản lý đội xe công ty | Quản lý, Điều hành đội xe

Ngày nay dịch vụ vận tải đang cực kỳ phát triển, bất cứ ngành nghề nào cũng liên quan đến. Việc quản lý đội xe được coi là quan trọng hàng đầu của nhiều công ty. Đối với người quản lý, không những am hiểu về ngành của mình và còn đòi hỏi kinh nghiệm không hề ít trong việc quản lý, theo dõi, giám sát.

Hôm nay, TravelCar với về dày dày kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải cho thuê xe ô tô, sẽ cùng bạn chia sẻ những “kinh nghiệm quản lý đội xe”, bí quyết quản lý giúp việc vận hành trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn.

Quản lý đội xe công ty là gì?

Quản lý đội xe công ty là việc tổ chức, giám sát và chịu trách nhiệm về toàn bộ vòng đời sử dụng xe của doanh nghiệp, từ lúc đưa xe vào khai thác đến khi thanh lý. Công việc này gắn ba nhóm tài sản với nhau: phương tiện, con người và dữ liệu. Bỏ sót nhóm nào cũng khiến hai nhóm còn lại mất kiểm soát theo.

Điều đầu tiên bạn cần xác định là đội xe của mình thuộc loại nào, vì nó quyết định gần như toàn bộ nghĩa vụ pháp lý phía sau.

Xe đưa đón nhân viên, xe giao hàng cho chính công ty mình, xe đi công tác của ban giám đốc đều là vận tải nội bộ. Rất nhiều doanh nghiệp mặc định nhóm xe này nằm ngoài mọi quy định về vận tải, và đó là hiểu nhầm tốn kém nhất trong năm 2026.

Người quản lý đội xe làm những việc gì?

Công việc của người quản lý đội xe nên được chia theo nhịp thời gian, không chia theo danh sách đầu việc rời rạc. Chia theo nhịp thì mới giao được cho người khác khi bạn nghỉ phép.

Ba chỉ số đủ để đo hiệu quả của vị trí này: tỷ lệ xe sẵn sàng khai thác, tỷ lệ chuyến đúng giờ và chi phí trên mỗi ki-lô-mét. Nếu bạn đang báo cáo lên cấp trên bằng tổng tiền xăng tháng này so với tháng trước, bạn đang báo cáo một con số không nói lên điều gì.

Quy trình điều xe chuẩn gồm mấy bước?

Quy trình điều xe chuẩn gồm sáu bước: tiếp nhận đề nghị, duyệt và phân công, phát lệnh điều xe, chuẩn bị xe, thực hiện chuyến, quyết toán và lưu hồ sơ. Mỗi bước gắn với một chứng từ, và chứng từ chính là thứ giúp bạn truy ngược khi có tranh chấp.

Bước 1 — Tiếp nhận đề nghị. Bộ phận có nhu cầu gửi phiếu đề nghị sử dụng xe, ghi rõ điểm đi, điểm đến, giờ xuất phát, số người và mục đích. Đặt hạn nộp trước 16h ngày hôm trước cho chuyến thường, và cho phép ngoại lệ với chuyến khẩn có xác nhận của trưởng bộ phận.

Bước 2 — Duyệt và phân công. Điều độ đối chiếu lịch xe, ghép chuyến cùng tuyến, rồi chọn xe và tài xế. Nguyên tắc quan trọng nhất ở bước này: nhân viên không được gọi thẳng cho tài xế. Khi một cuộc gọi riêng có thể thay đổi lịch trình, toàn bộ số liệu km và nhiên liệu của bạn mất giá trị đối chiếu.

Bước 3 — Phát lệnh điều xe và giấy đi đường. Lệnh điều xe ghi số hiệu chuyến, tài xế, biển số, lộ trình dự kiến và số km ước tính. Cùng lúc, nhật ký điều xe được cập nhật để bộ phận kế toán có căn cứ đối chiếu về sau.

Bước 4 — Chuẩn bị xe. Tài xế kiểm tra lốp, dầu, nước làm mát, đèn, phanh và mức nhiên liệu, vệ sinh khoang khách, rồi ký xác nhận vào phiếu kiểm tra đầu ca. Bước này mất 10 phút và loại bỏ phần lớn sự cố dọc đường.

Bước 5 — Thực hiện chuyến. Tài xế chạy theo lộ trình đã duyệt, xin xác nhận của đơn vị sử dụng xe khi kết thúc. Phát sinh hư hỏng giữa đường thì báo về trước khi sửa, kèm ảnh hiện trạng và báo giá, trừ trường hợp mất an toàn phải xử lý ngay.

Bước 6 — Quyết toán và lưu hồ sơ. Trong 24 giờ sau chuyến, tài xế nộp đủ chứng từ: hoá đơn nhiên liệu, vé cầu đường, chi phí lưu trú, giấy xác nhận số km. Hồ sơ lưu theo mã chuyến, một chuyến một mã, tra được trong vòng 30 giây.

Bộ chứng từ tối thiểu cần chuẩn hoá gồm phiếu đề nghị sử dụng xe, lệnh điều xe, giấy đi đường, nhật ký điều xe, giấy xác nhận số km, phiếu nhận nhiên liệu, giấy đề nghị sửa chữa và bảng quyết toán chi phí chuyến.

Đội xe công ty phải tuân thủ quy định nào từ 2026?

Từ ngày 01/7/2026, xe vận tải nội bộ của doanh nghiệp cũng thuộc diện bắt buộc lắp thiết bị giám sát hành trình và thiết bị ghi nhận hình ảnh người lái xe, theo khoản 2 Điều 35 Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024 đã được sửa đổi bởi Luật số 118/2025/QH15. Trước đó, nghĩa vụ này chỉ đặt lên xe kinh doanh vận tải, nên phần lớn đội xe công ty nằm ngoài phạm vi.

Lộ trình áp dụng không dồn vào cùng một thời điểm.

Thay đổi thứ hai ít được nhắc tới nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn xếp ca. Điều 64 Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024 trước đây giới hạn tài xế lái không quá 10 giờ mỗi ngày và không quá 48 giờ mỗi tuần. Luật số 118/2025/QH15 đã bỏ hai giới hạn này kể từ 01/7/2026, chỉ giữ lại quy định lái liên tục không quá 4 giờ, trừ trường hợp bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan; thời gian làm việc trong ngày và trong tuần chuyển sang áp dụng theo Bộ luật Lao động.

Bỏ trần không có nghĩa là được chạy thoải mái. Điều 105 Bộ luật Lao động 2019 vẫn giới hạn 8 giờ mỗi ngày và 48 giờ mỗi tuần với giờ làm việc bình thường; nếu tổ chức theo tuần thì không quá 10 giờ mỗi ngày và vẫn không quá 48 giờ mỗi tuần. Phần vượt là làm thêm giờ, phải trả đúng chế độ và tuân thủ giới hạn giờ làm thêm.

Về chế tài, Nghị định 168/2024/NĐ-CP quy định tài xế lái xe liên tục quá thời gian cho phép bị phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng, kèm trừ 2 điểm giấy phép lái xe. Chủ phương tiện để tài xế vi phạm bị phạt từ 4.000.000 đến 6.000.000 đồng với cá nhân và từ 8.000.000 đến 12.000.000 đồng với tổ chức. Mức phạt dành cho tổ chức mới là con số bạn cần mang vào cuộc họp ngân sách, vì doanh nghiệp chịu phần nặng hơn tài xế.

Một lưu ý về giới hạn của thông tin này: các nghị định hướng dẫn Luật số 118/2025/QH15 vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, và một số chế tài trong Nghị định 168/2024/NĐ-CP gắn với các mốc giờ lái đã bị bãi bỏ sẽ cần được điều chỉnh theo. Trước khi ký hợp đồng mua thiết bị hoặc sửa quy chế nội bộ, bạn nên đối chiếu lại văn bản hiện hành và hỏi cơ quan quản lý tại địa phương.

Chi phí vận hành đội xe gồm những khoản nào?

Chi phí thật của một đội xe được đo bằng chi phí trên mỗi ki-lô-mét, không phải bằng tổng hoá đơn xăng dầu hằng tháng. Tổng hoá đơn tăng có thể chỉ vì tháng đó chạy nhiều hơn, còn chi phí mỗi km tăng mới là dấu hiệu có vấn đề.

Công thức áp dụng cho từng đầu xe, tính theo tháng:

Chi phí/km = (Khấu hao + Bảo hiểm + Đăng kiểm và phí đường bộ + Nhiên liệu + Bảo dưỡng, sửa chữa + Lương và phụ cấp tài xế + Chi phí quản lý phân bổ) ÷ Tổng số km lăn bánh

Bảy nhóm chi phí này phải cùng nằm trong một bảng. Nếu lương tài xế do phòng nhân sự giữ, khấu hao do kế toán giữ, còn nhiên liệu do bạn giữ, bạn sẽ không bao giờ nhìn thấy bức tranh thật.

Riêng nhiên liệu, định mức phải xây theo tuyến chứ không lấy theo thông số nhà sản xuất. Cách làm: chạy thử mỗi tuyến cố định ít nhất 5 lần trong điều kiện tải và giờ khác nhau, lấy trung bình mức tiêu hao tính bằng lít trên 100 km, rồi đặt dung sai chấp nhận được. Với xe con và xe đưa đón chạy nội đô, dung sai 5–7% là hợp lý; vượt ngưỡng đó ba lần liên tiếp thì kiểm tra xe trước khi kiểm tra tài xế, vì lốp non hơi hay lọc gió bẩn gây hao nhiên liệu nhiều hơn bạn tưởng.

Ba khoản gần như luôn bị bỏ sót: thời gian chờ của tài xế giữa hai chuyến, chi phí của những ngày xe nằm bãi vì hỏng hoặc vì không có nhu cầu, và chi phí cơ hội của khoản vốn đang nằm trong đống tài sản bốn bánh đó. Một chiếc xe khai thác 40% công suất vẫn ngốn đủ 100% khấu hao, bảo hiểm và phí đường bộ.

Sáu bài học đắt giá khi vận hành đội xe

Phần lớn thất thoát của đội xe không đến từ tai nạn, mà đến từ những việc nhỏ lặp đi lặp lại mỗi ngày.

Lịch pháp lý phải cảnh báo trước 30 ngày. Hạn đăng kiểm, hạn bảo hiểm, hạn giấy phép lái xe của từng tài xế nên nằm trong một bảng duy nhất có cảnh báo tự động. Câu chuyện chiếc xe dự phòng hết đăng kiểm ở đầu bài viết này bắt nguồn từ chỗ hạn đăng kiểm được ghi trong sổ tay của một người, và người đó đi công tác.

Bảo dưỡng đặt lịch theo cả số km lẫn thời gian. Xe chạy ít không có nghĩa là không cần bảo dưỡng, vì dầu vẫn xuống cấp theo tháng. Đặt lịch khi còn cách mốc khoảng 500 km để chủ động chọn ngày xe rảnh, thay vì để xe nằm xưởng đúng hôm cần dùng.

Điều xe tập trung, không có ngoại lệ theo chức vụ. Chỉ cần một vài cuộc gọi trực tiếp cho tài xế mỗi tuần là số liệu km, nhiên liệu và giờ làm việc mất khả năng đối chiếu. Quy chế nên ghi rõ điều này và được ban giám đốc tuân thủ đầu tiên.

Dữ liệu hành trình dùng để huấn luyện, không chỉ để phạt. Khi thiết bị giám sát hành trình trở thành công cụ bắt lỗi, tài xế sẽ tìm cách vô hiệu hoá nó. Cách dùng hiệu quả hơn là mỗi tháng ngồi lại 30 phút với từng tài xế, xem lại các điểm phanh gấp và tăng tốc đột ngột, hỏi xem hôm đó có gì bất thường.

Thưởng theo an toàn và nhiên liệu, không thưởng theo số chuyến. Cơ chế thưởng theo số chuyến đẩy tài xế chạy nhanh hơn và nghỉ ít hơn — đúng hai thứ mà quy định về giờ lái đang muốn hạn chế.

Chuẩn hoá quy trình trước khi mua phần mềm. Phần mềm quản lý đội xe khuếch đại quy trình sẵn có; nếu quy trình lộn xộn thì phần mềm chỉ giúp bạn lộn xộn nhanh hơn và tốn thêm phí thuê bao.

Khi nào nên tự vận hành, khi nào nên thuê ngoài?

Ngưỡng quyết định nằm ở tỷ lệ sử dụng xe và tính mùa vụ của nhu cầu, không nằm ở số lượng xe bạn đang có. Bốn câu hỏi giúp bạn tự trả lời: xe của bạn lăn bánh bao nhiêu phần trăm số ngày làm việc, nhu cầu có dồn vào vài tháng cao điểm không, đội ngũ hiện tại có ai đủ thời gian làm điều độ đúng nghĩa không, và bạn có sẵn sàng bỏ vốn cho thiết bị giám sát hành trình cùng camera ghi hình theo lộ trình 2026–2028 không.

Với tỷ lệ sử dụng dưới 60% và nhu cầu lên xuống theo mùa, thuê ngoài thường rẻ hơn tự nuôi xe, và phần tiết kiệm lớn nhất không phải tiền xe mà là thời gian quản lý. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp giữ lại vài xe lõi cho ban điều hành, còn phần biến động thì thuê xe ô tô theo tháng cho doanh nghiệp hoặc thuê xe có tài xế theo từng đợt cao điểm. TravelCar đang phục vụ mô hình hỗn hợp này khá nhiều, đặc biệt ở nhóm khách hàng sản xuất có ca kíp thay đổi theo đơn hàng.

Những thắc mắc thường gặp

Nhiều người hỏi xe công ty không kinh doanh vận tải có cần xin phù hiệu không. Không cần. Nghị định 158/2024/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/01/2025 và thay thế Nghị định 10/2020/NĐ-CP, chỉ đặt nghĩa vụ phù hiệu và giấy phép kinh doanh vận tải lên phương tiện tham gia kinh doanh vận tải. Nhưng miễn phù hiệu không có nghĩa là miễn thiết bị giám sát hành trình kể từ 01/7/2026 — hai nghĩa vụ này độc lập với nhau.

Câu hỏi thứ hai hay gặp là có nên lắp camera ghi hình người lái trước hạn 01/01/2028 không. Nếu đội xe của bạn có tài xế chạy đêm, chạy đường dài hoặc chở lãnh đạo, lắp sớm là lựa chọn đáng cân nhắc, vì giá trị lớn nhất của thiết bị này nằm ở chỗ bảo vệ tài xế khi xảy ra va chạm có tranh chấp lỗi. Đổi lại, bạn phải xử lý dữ liệu hình ảnh theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và thông báo minh bạch cho người lao động.

Về bằng cấp, vị trí quản lý đội xe không có yêu cầu pháp lý riêng về trình độ. Thứ tạo ra khác biệt là hiểu cấu tạo xe đủ để không bị xưởng sửa chữa dẫn dắt, đọc được báo cáo chi phí, và giữ được kỷ luật quy trình khi có người xin ngoại lệ.

Cuối cùng là câu hỏi bao nhiêu xe thì cần phần mềm. Dưới 10 xe, một bảng tính được thiết kế tử tế cùng nhóm chat có quy tắc rõ ràng vẫn chạy tốt. Từ khoảng 15 xe trở lên, hoặc khi bạn phải trả lời câu hỏi "xe nào đang ở đâu" nhiều lần mỗi ngày, phần mềm bắt đầu rẻ hơn thời gian của bạn.

Bắt đầu từ đâu trong 30 ngày đầu

Nếu bạn vừa nhận bàn giao đội xe, đừng bắt đầu bằng việc mua phần mềm hay đổi nhà cung cấp nhiên liệu. Bắt đầu bằng bốn việc theo thứ tự này:

• Tuần 1: lập danh sách toàn bộ đầu xe kèm hạn đăng kiểm, hạn bảo hiểm, hạn giấy phép lái xe của từng tài xế.
• Tuần 2: ban hành mẫu phiếu đề nghị sử dụng xe và lệnh điều xe, chốt nguyên tắc điều xe tập trung.
• Tuần 3: đo chi phí trên mỗi km của từng đầu xe trong 3 tháng gần nhất, tìm chiếc đắt nhất và lý do.
• Tuần 4: rà nghĩa vụ thiết bị giám sát hành trình theo mốc 01/7/2026 và lên kế hoạch ngân sách cho mốc 01/01/2028.

Quản lý đội xe giỏi không phải là người thuộc lòng biển số hay nhớ tên từng tài xế. Đó là người xây được một hệ thống chạy đúng cả trong tuần mình đi vắng.