Chính sách bảo mật và kiểm soát thông tin khách hàng

Chính sách bảo mật và kiểm soát thông tin khách hàng TRAVELCAR là văn bản quy định cách TRAVELCAR thu thập, sử dụng, chia sẻ, lưu trữ, và bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng. Chính sách áp dụng cho mọi kênh giao dịch: website travelcar.vn, hotline 0989.567.299, Zalo, email, và văn phòng số 97 Quan Hoa, Cầu Giấy, Hà Nội.

TRAVELCAR chỉ thu thập dữ liệu cần thiết để cung cấp dịch vụ thuê xe có lái, đặt tour, và đặt vé máy bay. Hình ảnh thẻ căn cước, dữ liệu vị trí, và thông tin tài khoản ngân hàng được bảo vệ theo chế độ dữ liệu cá nhân nhạy cảm. TRAVELCAR không mua bán dữ liệu cá nhân, không giữ thẻ căn cước của khách hàng, và không đặt sẵn lựa chọn "đồng ý" thay khách hàng.

Khách hàng có quyền xem, chỉnh sửa, xóa, rút lại sự đồng ý, và phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân. TRAVELCAR phản hồi mọi yêu cầu trong 02 ngày làm việc và thực hiện yêu cầu xóa dữ liệu trong 20 ngày, theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Khi phát hiện sự cố lộ hoặc mất dữ liệu, TRAVELCAR thông báo cho cơ quan chuyên trách và khách hàng bị ảnh hưởng trong 72 giờ.

Các mục dưới đây trình bày lần lượt: phạm vi áp dụng, dữ liệu được thu thập, mục đích xử lý, sự đồng ý, chia sẻ dữ liệu, thời hạn lưu trữ, biện pháp kiểm soát, quyền của khách hàng, xử lý sự cố, cách gửi yêu cầu, và cách TRAVELCAR cập nhật chính sách.

1. Chính sách bảo mật TRAVELCAR áp dụng cho ai và cho hoạt động nào?

Chính sách bảo mật TRAVELCAR áp dụng cho mọi khách hàng cung cấp dữ liệu cá nhân khi tìm hiểu, đặt, hoặc sử dụng dịch vụ của TRAVELCAR. Khách hàng là chủ thể dữ liệu cá nhân. TRAVELCAR là bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, tức là bên quyết định mục đích xử lý và trực tiếp xử lý dữ liệu.

1.1. Dịch vụ thuộc phạm vi chính sách

Chính sách áp dụng cho 10 dịch vụ TRAVELCAR đang cung cấp tại Hà Nội và các tỉnh miền Bắc:

• Thuê xe du lịch có lái từ 4 chỗ đến 45 chỗ, bao gồm dòng xe Dcar Limousine.
• Thuê xe đi tỉnh, xe lễ hội, xe cưới hỏi, và xe đưa đón sân bay.
• Thuê xe dài hạn ký hợp đồng theo tháng cho doanh nghiệp.
• Xe đưa đón học sinh và xe đưa đón công nhân viên.
• Đặt tour du lịch và đặt vé máy bay.

1.2. Kênh thu thập dữ liệu thuộc phạm vi chính sách

Chính sách áp dụng cho dữ liệu TRAVELCAR nhận qua website travelcar.vn, hotline 0989.567.299, Zalo, email travelcar.vn@gmail.com, hợp đồng giấy, và giao dịch trực tiếp tại văn phòng. Dữ liệu ghi nhận từ thiết bị giám sát hành trình và camera lắp trên xe TRAVELCAR cũng thuộc phạm vi chính sách.

1.3. Căn cứ pháp lý của chính sách

TRAVELCAR xây dựng chính sách này theo 5 văn bản pháp luật đang có hiệu lực:

1.4. Trường hợp nằm ngoài phạm vi chính sách

Chính sách không điều chỉnh cách các website, ứng dụng, hoặc doanh nghiệp khác xử lý dữ liệu, kể cả khi khách hàng truy cập chúng qua liên kết trên travelcar.vn. Hãng hàng không và đơn vị lữ hành đối tác áp dụng chính sách bảo mật riêng của họ đối với dữ liệu TRAVELCAR chuyển giao để xuất vé hoặc thực hiện tour.

2. TRAVELCAR thu thập những dữ liệu cá nhân nào của khách hàng?

TRAVELCAR thu thập 2 nhóm dữ liệu: dữ liệu cá nhân cơ bản để đặt và thực hiện dịch vụ, và một số dữ liệu cá nhân nhạy cảm phát sinh từ thanh toán, xác minh hợp đồng, và thiết bị trên xe. Cách phân nhóm này theo Điều 3 và Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Loại dữ liệu cụ thể phụ thuộc vào dịch vụ khách hàng sử dụng.

2.1. Dữ liệu cá nhân cơ bản

Dữ liệu cá nhân cơ bản là thông tin giúp xác định khách hàng nhưng không thuộc danh mục nhạy cảm. TRAVELCAR thu thập các dữ liệu cơ bản sau:

2.2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

TRAVELCAR xử lý 3 loại dữ liệu theo chế độ dữ liệu cá nhân nhạy cảm, và thông báo rõ tính chất nhạy cảm trước khi xin sự đồng ý, theo Điều 6 Nghị định 356/2025/NĐ-CP:

• Hình ảnh thẻ căn cước, căn cước công dân, hoặc hộ chiếu: chỉ thu thập khi hợp đồng dài hạn hoặc thủ tục xuất vé bắt buộc xác minh danh tính.
• Dữ liệu vị trí: vị trí đón trả do khách hàng chia sẻ qua Zalo hoặc bản đồ, và hành trình xe ghi nhận từ thiết bị giám sát hành trình trong thời gian phục vụ khách.
• Thông tin tài khoản ngân hàng: số tài khoản, tên chủ tài khoản, và nội dung chuyển khoản khi khách hàng đặt cọc, thanh toán, hoặc nhận hoàn tiền.

TRAVELCAR không thu thập dữ liệu sinh trắc học như vân tay hoặc khuôn mặt để xác thực khách hàng. TRAVELCAR không yêu cầu thông tin sức khỏe, trừ khi khách hàng chủ động cung cấp để được hỗ trợ đặc biệt, ví dụ xe có chỗ cho xe lăn.

2.3. Dữ liệu hình ảnh từ camera trên xe

Xe ô tô chở người từ 08 chỗ trở lên (không kể chỗ người lái) kinh doanh vận tải phải lắp thiết bị ghi nhận hình ảnh người lái xe, theo Nghị định 151/2024/NĐ-CP. Camera này hướng vào vị trí lái xe, nên hình ảnh hành khách ngồi gần có thể bị ghi lại ngoài chủ đích. TRAVELCAR chỉ trích xuất dữ liệu camera khi xảy ra sự cố giao thông, khiếu nại, hoặc khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

2.4. Dữ liệu cá nhân của trẻ em

TRAVELCAR thu thập dữ liệu của học sinh khi cung cấp dịch vụ xe đưa đón học sinh, gồm họ tên, lớp, trường, điểm đón trả, và số điện thoại phụ huynh. Việc xử lý dữ liệu của trẻ em phải có sự đồng ý của cha, mẹ, hoặc người giám hộ, theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. TRAVELCAR không đăng tải hình ảnh học sinh lên website, fanpage, hoặc tài liệu quảng cáo.

3. TRAVELCAR sử dụng dữ liệu cá nhân của khách hàng vào mục đích gì?

TRAVELCAR sử dụng dữ liệu cá nhân của khách hàng cho 7 mục đích đã công bố, và không xử lý dữ liệu ngoài các mục đích này. Mỗi mục đích gắn với một cơ sở xử lý: sự đồng ý của khách hàng, việc thực hiện hợp đồng, hoặc nghĩa vụ theo quy định pháp luật. Khi cần dùng dữ liệu cho mục đích mới, TRAVELCAR thông báo và xin sự đồng ý mới của khách hàng.

TRAVELCAR không dùng dữ liệu cá nhân để chấm điểm, phân loại, hoặc đưa ra quyết định tự động gây bất lợi cho khách hàng. Dữ liệu thống kê dùng để cải thiện website được tổng hợp ở dạng không xác định được cá nhân cụ thể.

4. TRAVELCAR xin sự đồng ý của khách hàng như thế nào?

TRAVELCAR xin sự đồng ý bằng hành động chủ động của khách hàng, tách riêng cho từng mục đích, và lưu lại bằng chứng của sự đồng ý. Im lặng, không phản hồi, hoặc tiếp tục truy cập website không được coi là đồng ý. Nghị định 356/2025/NĐ-CP không cho phép thiết lập lựa chọn "đồng ý" mặc định.

4.1. Hình thức thể hiện sự đồng ý

Khách hàng thể hiện sự đồng ý qua 4 hình thức có thể kiểm chứng:

1. Tích chọn ô đồng ý (không đánh dấu sẵn) trên biểu mẫu đặt xe tại travelcar.vn.
2. Nhắn tin xác nhận qua Zalo hoặc email sau khi nhận nội dung thông báo xử lý dữ liệu.
3. Ký vào điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hợp đồng thuê xe.
4. Xác nhận bằng lời qua hotline, khi TRAVELCAR đã thông báo cuộc gọi được ghi âm để lưu bằng chứng.

4.2. Nội dung TRAVELCAR thông báo trước khi xin sự đồng ý

Trước khi khách hàng đồng ý, TRAVELCAR cho biết loại dữ liệu cần xử lý, mục đích xử lý, thời hạn lưu trữ, bên nhận dữ liệu (nếu có), và quyền của khách hàng. Với dữ liệu nhạy cảm, TRAVELCAR nói rõ dữ liệu đó là dữ liệu cá nhân nhạy cảm, theo Điều 6 Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

4.3. Đồng ý riêng cho mục đích tiếp thị

Sự đồng ý nhận ưu đãi, tin khuyến mãi, và quảng cáo nhắm mục tiêu tách khỏi sự đồng ý đặt dịch vụ. Khách hàng từ chối nhận tiếp thị vẫn được báo giá, đặt xe, và phục vụ như mọi khách hàng khác.

4.4. Rút lại sự đồng ý

Khách hàng rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào qua các kênh tại Mục 10. TRAVELCAR phản hồi trong 02 ngày làm việc và ngừng xử lý trong 15 ngày, hoặc 20 ngày nếu cần yêu cầu bên xử lý dữ liệu thứ ba ngừng xử lý, theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã thực hiện trước đó.

5. TRAVELCAR chia sẻ dữ liệu khách hàng với những ai?

TRAVELCAR chỉ chia sẻ dữ liệu khách hàng với 5 nhóm bên nhận cần dữ liệu đó để thực hiện dịch vụ hoặc nghĩa vụ pháp luật, và không bán dữ liệu cho bất kỳ ai. Mua, bán dữ liệu cá nhân là hành vi bị nghiêm cấm theo Điều 7 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Mỗi lần chia sẻ chỉ gồm phần dữ liệu tối thiểu bên nhận cần dùng.

5.1. Bên nhận dữ liệu và phạm vi chia sẻ

5.2. Ràng buộc với bên nhận dữ liệu

TRAVELCAR ký thỏa thuận bằng văn bản với đối tác nhận dữ liệu. Thỏa thuận nêu rõ mục đích, loại dữ liệu, thời hạn xử lý, việc xóa dữ liệu, và trách nhiệm của các bên, theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Lái xe TRAVELCAR cam kết bảo mật thông tin khách hàng trong hợp đồng lao động, không lưu số điện thoại khách hàng cho mục đích cá nhân, và không liên hệ khách hàng ngoài chuyến đi.

5.3. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Một số công cụ TRAVELCAR sử dụng, như dịch vụ email và công cụ phân tích website, lưu dữ liệu trên máy chủ đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam. TRAVELCAR lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 trước khi sử dụng các công cụ này. Khách hàng có quyền yêu cầu TRAVELCAR cho biết dữ liệu nào của mình được lưu ở nước ngoài.

6. TRAVELCAR lưu trữ dữ liệu khách hàng trong bao lâu?

TRAVELCAR lưu trữ mỗi loại dữ liệu trong thời hạn cố định, từ 30 ngày đến 10 năm, rồi xóa hoặc hủy theo cách không khôi phục được. Thời hạn dài nhất áp dụng cho chứng từ kế toán, vì pháp luật kế toán bắt buộc lưu trữ. Dữ liệu nhạy cảm có thời hạn ngắn nhất.

Dữ liệu trích xuất để giải quyết một sự cố hoặc tranh chấp cụ thể được lưu đến khi vụ việc kết thúc, kể cả khi vượt thời hạn trong bảng. Hết thời hạn, TRAVELCAR xóa dữ liệu điện tử và hủy bản giấy bằng máy hủy tài liệu.

7. TRAVELCAR kiểm soát và bảo vệ thông tin khách hàng bằng biện pháp nào?

TRAVELCAR bảo vệ thông tin khách hàng bằng 4 lớp biện pháp: quản lý, kỹ thuật, vật lý, và kiểm soát con người. Dữ liệu nhạy cảm chịu thêm quy định phân quyền giới hạn truy cập, theo Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Mỗi lớp có người chịu trách nhiệm cụ thể.

7.1. Biện pháp quản lý

TRAVELCAR chỉ định đầu mối phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân, tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và giám sát việc tuân thủ chính sách. TRAVELCAR ban hành quy chế nội bộ về xử lý dữ liệu, ghi nhật ký các lần truy cập dữ liệu nhạy cảm, và rà soát chính sách ít nhất 1 lần mỗi năm.

7.2. Biện pháp kỹ thuật

• Website travelcar.vn truyền dữ liệu qua giao thức HTTPS mã hóa.
• Tài khoản quản trị website, email, và Zalo doanh nghiệp dùng xác thực 2 lớp.
• Hình ảnh giấy tờ tùy thân được lưu trong thư mục riêng, chỉ người được giao nhiệm vụ mới mở được.
• Dữ liệu được sao lưu định kỳ để khôi phục khi gặp sự cố.

7.3. Biện pháp vật lý

Hợp đồng giấy và hồ sơ khách hàng được cất trong tủ có khóa tại văn phòng 97 Quan Hoa. Máy tính lưu dữ liệu khách hàng đặt mật khẩu và tự khóa khi không sử dụng.

7.4. Kiểm soát nhân viên điều phối và lái xe

Nhân viên điều phối chỉ gửi thông tin chuyến đi cho đúng lái xe được phân công, qua tin nhắn riêng, không đăng vào nhóm chat chung. Lái xe không chụp ảnh, ghi âm, hoặc chia sẻ thông tin hành khách cho người ngoài. Nhân viên và lái xe ký cam kết bảo mật, được hướng dẫn về bảo vệ dữ liệu khi nhận việc, và bị thu hồi quyền truy cập ngay khi nghỉ việc.

7.5. Không giữ thẻ căn cước của khách hàng

TRAVELCAR không giữ, không nhận thế chấp, và không nhận cầm cố thẻ căn cước, căn cước công dân, hoặc hộ chiếu của khách hàng. Điều 7 Luật Căn cước 2023 nghiêm cấm giữ thẻ căn cước trái quy định và nhận cầm cố thẻ căn cước. Khi cần xác minh danh tính, TRAVELCAR đối chiếu giấy tờ gốc tại chỗ rồi trả lại ngay cho khách hàng.

8. Khách hàng có những quyền gì đối với dữ liệu cá nhân tại TRAVELCAR?

Khách hàng có quyền được biết, đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, xem, chỉnh sửa, xóa, hạn chế xử lý, phản đối xử lý, khiếu nại, và yêu cầu bồi thường thiệt hại. Các quyền này do Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 quy định. Nghị định 356/2025/NĐ-CP đặt thời hạn cụ thể để TRAVELCAR phản hồi và thực hiện từng yêu cầu.

Trong thời hạn phản hồi, TRAVELCAR xác nhận đã nhận yêu cầu và hướng dẫn đầy đủ thủ tục. Trường hợp phải gia hạn theo quy định, TRAVELCAR thông báo lý do cho khách hàng trước khi thời hạn kết thúc.

8.1. Trường hợp TRAVELCAR chưa xóa dữ liệu ngay

TRAVELCAR giữ lại phần dữ liệu pháp luật bắt buộc lưu trữ, ví dụ hóa đơn và chứng từ kế toán, dù khách hàng yêu cầu xóa. TRAVELCAR thông báo cho khách hàng phần dữ liệu được giữ lại, lý do, và thời điểm xóa.

8.2. Quyền khiếu nại và bồi thường

Khách hàng khiếu nại trực tiếp với TRAVELCAR qua các kênh tại Mục 10. Khách hàng có quyền gửi phản ánh đến cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an, hoặc khởi kiện ra tòa án. Khách hàng bị thiệt hại do vi phạm bảo vệ dữ liệu cá nhân được bồi thường theo quy định pháp luật, theo Điều 8 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025.

8.3. Nghĩa vụ của khách hàng

Khách hàng cung cấp thông tin chính xác, tự bảo vệ dữ liệu của mình, và chỉ cung cấp dữ liệu của người khác khi đã được người đó đồng ý. Người đặt xe cho đoàn hoặc cho người thân chịu trách nhiệm thông báo cho hành khách về việc TRAVELCAR nhận họ tên và số điện thoại của hành khách.

9. TRAVELCAR xử lý thế nào khi thông tin khách hàng bị lộ hoặc mất?

TRAVELCAR thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân và khách hàng bị ảnh hưởng chậm nhất 72 giờ kể từ khi phát hiện sự cố lộ, mất dữ liệu nhạy cảm. Thời hạn 72 giờ áp dụng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Song song với thông báo, TRAVELCAR khoanh vùng sự cố để ngăn dữ liệu tiếp tục bị lộ.

TRAVELCAR xử lý sự cố theo 5 bước:

1. Khoanh vùng: khóa tài khoản, đổi mật khẩu, thu hồi quyền truy cập liên quan ngay khi phát hiện.
2. Đánh giá: xác định loại dữ liệu, số khách hàng bị ảnh hưởng, và nguy cơ đối với tài sản hoặc an toàn của khách hàng.
3. Thông báo: báo cho cơ quan chuyên trách thuộc Bộ Công an và khách hàng bị ảnh hưởng trong 72 giờ.
4. Hướng dẫn khách hàng: khuyến nghị cách phòng tránh lừa đảo, ví dụ không chuyển tiền theo tin nhắn mạo danh TRAVELCAR.
5. Khắc phục và ghi nhận: sửa lỗ hổng, lập biên bản sự cố, và cập nhật quy trình để không lặp lại.

Nội dung thông báo gửi khách hàng gồm thời điểm xảy ra sự cố, loại dữ liệu bị ảnh hưởng, biện pháp TRAVELCAR đã thực hiện, và đầu mối liên hệ hỗ trợ.

10. Khách hàng gửi yêu cầu về dữ liệu cá nhân đến TRAVELCAR bằng cách nào?

Khách hàng gửi yêu cầu qua email, hotline, Zalo, hoặc trực tiếp tại văn phòng TRAVELCAR, và không phải trả phí. Mọi yêu cầu được chuyển đến đầu mối phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân của TRAVELCAR. Thời hạn phản hồi bắt đầu tính từ ngày TRAVELCAR nhận đủ thông tin.

Yêu cầu cần có họ tên, số điện thoại đã dùng khi đặt dịch vụ, nội dung yêu cầu, và ngày sử dụng dịch vụ (nếu nhớ). TRAVELCAR xác minh người gửi bằng cách gọi lại đúng số điện thoại đã lưu trong hồ sơ, để không cung cấp dữ liệu cho người mạo danh. TRAVELCAR không yêu cầu khách hàng gửi thêm ảnh giấy tờ tùy thân chỉ để xác minh yêu cầu.

11. Những lưu ý khác về bảo mật thông tin khách hàng TRAVELCAR

Các lưu ý dưới đây làm rõ những điểm khách hàng thường hỏi khi đặt xe, và cách chính sách bảo mật liên kết với các quy định khác của TRAVELCAR.

TRAVELCAR có gửi tin quảng cáo khi khách hàng chưa đồng ý không?

Không. TRAVELCAR chỉ gửi email, tin nhắn SMS, hoặc tin Zalo quảng cáo cho khách hàng đã đồng ý nhận tiếp thị. Mỗi email quảng cáo có đường dẫn từ chối nhận tin. Khách hàng nhận tin quảng cáo không mong muốn mang tên TRAVELCAR có thể báo qua hotline 0989.567.299 để TRAVELCAR kiểm tra nguồn gửi.

Cookie trên travelcar.vn có xác định được danh tính khách hàng không?

Cookie thống kê trên travelcar.vn không xác định được danh tính khách hàng, vì chỉ ghi nhận số lượt truy cập và cách sử dụng trang ở dạng tổng hợp. Cookie quảng cáo và mã tiếp thị lại chỉ hoạt động khi khách hàng bấm đồng ý trên thông báo cookie. Khách hàng từ chối cookie quảng cáo vẫn xem giá và đặt xe bình thường.

TRAVELCAR có yêu cầu chuyển khoản vào tài khoản cá nhân không?

Không. TRAVELCAR chỉ nhận đặt cọc và thanh toán vào tài khoản đứng tên Công ty TNHH Vận tải và Du lịch Nắng Vàng: [số tài khoản, ngân hàng — TRAVELCAR điền]. Tin nhắn yêu cầu chuyển tiền vào tài khoản khác là dấu hiệu mạo danh. Khách hàng gọi hotline 0989.567.299 để xác minh trước khi chuyển tiền.

Chính sách bảo mật liên quan thế nào đến điều khoản sử dụng dịch vụ TRAVELCAR?

Chính sách bảo mật quy định cách TRAVELCAR xử lý dữ liệu cá nhân, còn điều khoản sử dụng dịch vụ quy định quyền và nghĩa vụ khi thuê xe, đặt cọc, hủy chuyến. Hai văn bản áp dụng song song cho mọi giao dịch. Khách hàng xem chi tiết tại Điều khoản sử dụng dịch vụ TRAVELCAR, các thắc mắc khác tại Những câu hỏi thường gặp khi thuê xe, và thông tin liên hệ tại Liên hệ TRAVELCAR.

12. TRAVELCAR cập nhật chính sách bảo mật như thế nào?

TRAVELCAR cập nhật chính sách bảo mật khi pháp luật thay đổi hoặc khi cách xử lý dữ liệu thay đổi, và thông báo trước cho khách hàng ít nhất 15 ngày trước khi bản mới có hiệu lực. Mỗi bản cập nhật ghi số phiên bản, ngày hiệu lực, và tóm tắt điểm thay đổi ở đầu văn bản. Bản cũ được lưu để khách hàng đối chiếu khi cần.

Thay đổi làm phát sinh mục đích xử lý mới hoặc loại dữ liệu mới chỉ áp dụng sau khi khách hàng đồng ý lại. Việc khách hàng tiếp tục truy cập travelcar.vn không được coi là đồng ý với mục đích xử lý mới.