Quy Trình và Các Hình Thức Đặt Thuê Xe

Trải qua biết bao khó khăn khi làm dịch vụ cho thuê xe, chúng tôi hiểu rằng khách hàng đang thực sự muốn điều gì. Khi thuê xe trực tuyến, điều đầu tiên đó là thủ tục và cách đặt thuê xe dễ dàng, tiết kiệm thời gian. Dưới bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp chi tiết về các hình thức đặt thuê (xe, tour, vé máy bay) và phương thức ký hợp đồng, những gì đề cập có thể nhàm chán nhưng sẽ rút ngắn thời gian cho bạn đấy.

TRAVELCAR là đơn vị cho thuê xe du lịch 4–45 chỗ thuộc Công ty Nắng Vàng, hoạt động từ năm 2013 và hiện phục vụ cả thuê xe có tài xế, đưa đón sân bay, xe cưới hỏi, tour và vé máy bay. Toàn bộ đơn đặt xe đi qua bốn kênh và năm bước cố định, dù bạn gọi điện lúc 8 giờ sáng hay điền form lúc nửa đêm.

Bốn kênh đặt xe gồm hotline, website travelcar.vn, Zalo Official Account và các nền tảng đối tác, cùng chạy trên một hệ thống điều xe nên cùng một lịch trình sẽ ra cùng một mức giá. Năm bước xử lý đơn lần lượt là gửi yêu cầu báo giá, đối chiếu báo giá, xác nhận đơn kèm hợp đồng, đặt cọc tối thiểu 30% để khóa xe, và nhận thông tin tài xế cùng biển số trước giờ khởi hành 24 tiếng.

Quy trình đang áp dụng tại TRAVELCAR, đối chiếu với chính sách công bố trên hợp đồng và phiếu thu. Mục tiêu rất cụ thể: bạn đọc xong là đặt được xe mà không phải gọi lại lần thứ hai để hỏi thêm.

Đặt thuê xe tại TRAVELCAR có những hình thức nào?

TRAVELCAR nhận đặt xe qua bốn hình thức: gọi hotline, điền form trên website travelcar.vn, nhắn tin qua Zalo Official Account, và đặt qua các nền tảng đối tác như Agoda, Booking.com, Klook hoặc qua khách sạn liên kết. Bốn kênh này đổ về cùng một hệ thống điều xe, nên một lịch trình giống hệt nhau sẽ nhận cùng một mức giá bất kể bạn đặt ở đâu. Khác biệt duy nhất nằm ở tốc độ phản hồi và mức độ lưu vết của thông tin trao đổi.

Đặt xe qua hotline 

Gọi 0986691188 hoặc 0989567299 là cách nhanh nhất cho lịch trình phức tạp hoặc chuyến khởi hành trong vòng 24 giờ. Bạn mô tả lịch trình, loại xe mong muốn, nhân viên báo giá ngay trong cuộc gọi rồi gửi lại tin nhắn xác nhận kèm thông tin chuyến đi.

Điểm yếu của kênh này là trí nhớ. Trao đổi bằng miệng dễ trôi mất chi tiết, đặc biệt với lộ trình nhiều điểm dừng. Sau cuộc gọi, bạn nên đọc lại tin nhắn xác nhận và soi kỹ ba thứ: giờ đón, địa chỉ đón, và số điểm dừng dọc đường.

Đặt xe qua website travelcar.vn

Form trên travelcar.vn phù hợp với người muốn cân nhắc kỹ trước khi cam kết. Bạn chọn loại dịch vụ, điền lịch trình và yêu cầu, rồi nhận báo giá tự động hoặc báo giá từ nhân viên tư vấn trong vòng 30 phút giờ làm việc. Sau khi xác nhận và chọn phương thức thanh toán, email xác nhận kèm chi tiết chuyến đi sẽ được gửi về hộp thư của bạn.

Email xác nhận này là thứ đáng giá nhất của kênh website. Nó là bản ghi có mốc thời gian, dùng được khi cần đối chiếu về sau.

Đặt xe qua Zalo Official Account

Zalo Official Account của TRAVELCAR là kênh dễ chịu nhất khi bạn cần gửi kèm hình ảnh hoặc chia sẻ vị trí. Thay vì đánh vật với việc mô tả "cổng sau khu chung cư, chỗ có cây bàng", bạn ghim vị trí gửi thẳng cho điều phối viên. Toàn bộ lịch sử trao đổi nằm lại trong khung chat.

Về ứng dụng di động riêng, app TRAVELCAR hiện vẫn trong giai đoạn thử nghiệm và chưa phát hành rộng rãi. Nếu bạn tìm trên App Store hay Google Play mà không thấy, đó là do app chưa mở công khai chứ không phải bạn tìm sai. Trong lúc chờ, website và Zalo là hai kênh online đang chạy ổn định.

Đặt qua nền tảng đối tác và khách sạn

Agoda, Booking.com, Klook cùng các khách sạn, công ty du lịch liên kết đều có thể đặt xe của TRAVELCAR. Kênh này tiện khi bạn đang gộp chung việc đặt phòng và đặt xe trong một lần thanh toán.

Có một điều cần biết trước: đơn đặt qua nền tảng thứ ba chịu chính sách hủy và hoàn tiền của chính nền tảng đó, không phải chính sách của TRAVELCAR mô tả ở phần dưới bài này. Nếu lịch trình của bạn còn khả năng thay đổi, đặt trực tiếp sẽ linh hoạt hơn.

Kênh nào phù hợp với tình huống nào?

Quy trình đặt xe tại TRAVELCAR gồm mấy bước?

Quy trình gồm 5 bước: gửi yêu cầu báo giá, đọc và đối chiếu báo giá, xác nhận đơn kèm hợp đồng, đặt cọc, nhận thông tin tài xế trước 24 giờ. Năm bước này giống nhau cho mọi kênh đặt và mọi loại xe từ 4 chỗ đến 45 chỗ. Chỉ khi hoàn tất bước 4, chiếc xe mới thực sự được khóa cho lịch trình của bạn trong hệ thống điều phối.

Bước 1 — Gửi yêu cầu báo giá

Yêu cầu báo giá là bước mô tả nhu cầu, chưa phải đơn đặt. Bạn cung cấp loại dịch vụ cần dùng, loại xe mong muốn, lịch trình chi tiết kèm điểm đón trả và các điểm dừng, cùng thông tin liên hệ.

Nhiều người nhầm bước này với việc đã giữ được xe. Một yêu cầu báo giá gửi đi lúc 9 giờ tối không giữ chỗ cho bạn tới sáng hôm sau, nhất là vào cuối tuần.

Bước 2 — Đọc báo giá và đối chiếu phạm vi chi phí

Báo giá của TRAVELCAR gồm bốn phần: chi phí thuê xe, chi phí cầu đường và bến bãi nếu có, các dịch vụ bổ sung như ghế em bé, wifi 4G, nước uống, và bộ điều khoản đi kèm.

Phần đáng đọc kỹ nhất là ranh giới giữa khoản đã bao gồm và khoản chưa bao gồm. Với chuyến đi tỉnh nhiều ngày, hai khoản hay gây tranh cãi nhất là phí lưu đêm của tài xế và chi phí phát sinh khi đoàn đi lệch khỏi lộ trình đã thống nhất. Hỏi thẳng hai khoản này trước khi ký sẽ tiết kiệm cho bạn một cuộc tranh luận khó chịu vào ngày cuối hành trình.

Bước 3 — Xác nhận đơn và ký hợp đồng

Sau khi đồng ý báo giá, bạn xác nhận lại lịch trình, cung cấp thông tin hành khách và chọn phương thức thanh toán. Hợp đồng thuê xe được ký ở bước này, bản giấy hoặc bản điện tử tùy đơn.

Hợp đồng không phải thủ tục hình thức. Hợp đồng thuê xe là một dạng hợp đồng thuê tài sản theo Điều 472 Bộ luật Dân sự 2015, và với xe kinh doanh vận tải hành khách theo hợp đồng, đơn vị vận tải còn phải có hợp đồng vận chuyển cùng danh sách hành khách theo quy định tại Nghị định 10/2020/NĐ-CP. Danh sách hành khách vì thế không phải là thủ tục phiền hà mà là nghĩa vụ pháp lý của nhà xe.

Bước 4 — Đặt cọc và chọn phương thức thanh toán

Mức đặt cọc tối thiểu là 30% giá trị đơn hàng, thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hoặc ví điện tử MoMo, ZaloPay, VNPay. Phần còn lại thanh toán khi kết thúc lịch trình, một số dịch vụ chấp nhận trả trực tiếp cho lái xe bằng tiền mặt.

Khoản cọc có một chức năng cụ thể: nó là tín hiệu để hệ thống điều phối rút chiếc xe đó ra khỏi nhóm xe còn trống. Chưa có cọc thì xe vẫn nằm trong nhóm khả dụng và có thể được gán cho đơn khác đến sau nhưng cọc trước. Vào mùa cao điểm, khoảng cách giữa "đã báo giá" và "đã cọc" chính là khoảng cách giữa có xe và không có xe.

Bước 5 — Nhận thông tin tài xế trước 24 giờ

Trước giờ khởi hành 24 tiếng, bạn nhận được tên và số điện thoại tài xế, biển số xe, lịch trình chi tiết cùng các lưu ý của chuyến. Đây là mốc kiểm tra cuối cùng của đơn.

Nếu quá mốc 24 giờ mà chưa nhận được thông tin này, gọi hotline ngay thay vì chờ thêm. Phần lớn sự cố đón nhầm giờ, nhầm địa chỉ bị phát hiện đúng ở khung 24 giờ cuối, và đó cũng là lúc còn kịp sửa.

Chính sách hủy và đổi lịch tính phí thế nào?

Phí hủy được tính theo bốn mốc đếm ngược từ giờ khởi hành ghi trong hợp đồng, dao động từ miễn phí đến 70% giá trị đơn, riêng trường hợp không đến mà không báo chịu 100%. Mốc tính là giờ khởi hành, không phải ngày bạn đặt xe.

Đổi lịch và hủy đơn là hai việc khác nhau. Dời giờ đón trong cùng ngày, đổi điểm đón trong cùng khu vực, hay thêm một điểm dừng thường xử lý được mà không phát sinh phí hủy, miễn báo sớm để điều phối kịp sắp lại xe. Đổi ngày khởi hành sang một ngày khác lại là chuyện khác, vì nó giải phóng xe của ngày cũ và chiếm chỗ của ngày mới.

Dịp lễ, Tết và mùa cao điểm áp chính sách riêng, thường chặt hơn bảng trên do lượng đơn dồn vào vài ngày cố định. Bảng phí này cũng chỉ áp dụng cho đơn đặt trực tiếp với TRAVELCAR; đơn qua Agoda, Booking.com hay Klook theo chính sách của nền tảng đó.

Những tình huống đặt xe cần xử lý khác thường

Không phải đơn nào cũng đi hết năm bước một cách phẳng lặng. Cao điểm Tết là ví dụ rõ nhất: lượng đơn dồn vào khoảng mùng 2 đến mùng 6, xe 16 chỗ và 29 chỗ thường hết sớm nhất, và giá cao điểm khác giá ngày thường. Đặt sớm hai tuần là mức tối thiểu, ba đến bốn tuần mới thực sự an toàn nếu bạn cần đúng dòng xe.

Đoàn lớn cần nhiều xe lại phát sinh bài toán khác. Ba xe chạy cùng lộ trình phải thống nhất một điểm tập kết và một đầu mối liên lạc duy nhất, nếu không mỗi tài xế sẽ nhận một phiên bản lịch trình từ một người khác nhau. Khi đặt đoàn, bạn nên chỉ định một người làm trưởng đoàn và ghi số của người đó vào hợp đồng.

Đón sân bay là nhóm dễ trục trặc nhất vì phụ thuộc giờ bay. Cách xử lý đơn giản: gửi số hiệu chuyến bay thay vì chỉ gửi giờ hạ cánh dự kiến. Có số hiệu chuyến bay, điều phối theo dõi được tình trạng chuyến và điều chỉnh giờ đón khi máy bay trễ, thay vì để xe chờ tính phí hoặc để bạn ra khỏi cửa mà chưa có xe.

Khách doanh nghiệp thuê xe định kỳ nên đề nghị hợp đồng nguyên tắc theo tháng hoặc quý. Cách này bỏ được bước báo giá lặp lại cho từng chuyến, chốt sẵn đơn giá và xuất hóa đơn gộp theo kỳ.

Có bắt buộc đặt cọc không?

Có, với phần lớn đơn thuê xe du lịch. Mức tối thiểu là 30% giá trị đơn hàng và phần cọc này chính là thứ khóa xe cho lịch trình của bạn. Một số dịch vụ ngắn cho phép thanh toán trực tiếp khi kết thúc chuyến, bạn xác nhận điều kiện cụ thể của đơn mình trong bước báo giá. Chi tiết từng hình thức nằm trong hướng dẫn cách thanh toán.

Nên đặt xe trước bao lâu?

Ngày thường, trước 3–5 ngày là đủ cho xe 4 chỗ và 7 chỗ. Xe 16 chỗ trở lên nên đặt trước 5–7 ngày vì số lượng ít hơn. Dịp lễ, Tết và cao điểm hè, mốc an toàn là hai tuần trở lên. Nếu bạn muốn ước lượng ngân sách trước khi quyết định thời điểm đặt, tham khảo hướng dẫn cách tính chi phí dự kiến.

Đổi loại xe sau khi đã ký hợp đồng được không?

Được, nếu còn xe trống ở hạng bạn muốn đổi và báo trước tối thiểu 48 giờ. Đổi lên hạng cao hơn thì bù chênh lệch, đổi xuống hạng thấp hơn thì hoàn phần chênh theo báo giá mới. Điều khoản điều chỉnh này được ghi trong hợp đồng, bạn xem trước cấu trúc tại mẫu hợp đồng và phiếu thu.

TRAVELCAR có xuất hóa đơn VAT không?

Có. Bạn cần khai thông tin xuất hóa đơn ngay ở bước yêu cầu báo giá, gồm tên công ty, mã số thuế và địa chỉ đăng ký, vì giá có VAT và giá chưa VAT là hai con số khác nhau. Khai bổ sung sau khi đã thanh toán xong sẽ mất thêm thời gian xử lý chứng từ.

Kết thúc hành trình, bạn nhận phiếu thu cho phần thanh toán cuối và hóa đơn nếu đã đăng ký. Giữ lại phiếu thu cùng hợp đồng ít nhất đến khi hoàn tất đối chiếu công nợ — đó là bộ chứng từ duy nhất chứng minh những gì hai bên đã thống nhất từ bước đầu tiên. Nếu bạn cần chọn dòng xe trước khi bắt đầu đơn mới, danh mục xe du lịch 4–45 chỗ có đủ thông số từng dòng.

Phản hồi về chất lượng dịch vụ hoặc về chính quy trình này, gọi 0989.567.299. Góp ý về khâu nào hay vướng luôn là thứ giúp rút ngắn quy trình nhanh nhất.